Personvernpolicy for styret og aksjonærer i Tveteråsen Eiendom AS
1. Formål
Denne policyen skal sikre at Tveteråsen Eiendom AS behandler personopplysninger om aksjonærer og beboere på en lovlig, rettferdig og transparent måte i samsvar med personvernforordningen (GDPR).
2. Behandlingsansvar
Styret i Tveteråsen Eiendom AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med administrasjon, kommunikasjon og drift av selskapets tjenester.
3. Hvem opplysningene gjelder
Denne policyen gjelder for:
– Aksjonærer og eiere av leiligheter
– Beboere som mottar tjenester gjennom selskapet
– Styremedlemmer og kontaktpersoner
4. Hvilke opplysninger behandles
Vi kan behandle følgende typer opplysninger:
– Navn, adresse, e-post og telefonnummer
– Leilighetsnummer og eierskapsinformasjon
– Kommunikasjon mellom aksjonær/beboer og styret
– Betalingsinformasjon knyttet til felleskostnader og tjenester
– Samtykker og preferanser for kommunikasjon
5. Formål med behandlingen
Personopplysninger behandles for å:
– Administrere eierskap og kontakt med aksjonærer
– Kommunisere med beboere om drift, avtaler og vedlikehold
– Behandle betalinger og følge opp utestående beløp
– Oppfylle krav i aksjeloven og regnskapslovgivning
6. Deling av opplysninger
Personopplysninger kan deles med:
– Regnskapsfører, revisor og juridiske rådgivere
– Tjenesteleverandører (f.eks. Telia ved kollektiv avtale)
– Offentlige myndigheter ved lovpålagt krav
All deling skjer etter behov og innenfor rammen av databehandleravtaler.
7. Lagring og sletting
Personopplysninger lagres så lenge det er nødvendig for formålet de er innhentet for, og slettes når oppbevaring ikke lenger er nødvendig. Regnskapsdata oppbevares i minimum 5 år.
8. Rettigheter for registrerte
Alle registrerte har rett til:
– Innsyn i hvilke opplysninger som er lagret
– Retting av feil
– Begrensning eller sletting, der det er relevant
– Å protestere mot behandling
– Å klage til Datatilsynet
9. Styrets interne rutiner
Styret har ansvar for å sikre:
– At alle behandlingsaktiviteter dokumenteres
– At personopplysninger behandles sikkert og ikke spres utilsiktet
– At nødvendige avtaler med databehandlere er inngått
– At alle styremedlemmer har nødvendig opplæring i personvern
10. Kontaktinformasjon
Henvendelser om personvern kan rettes til styret via eiendomsselskapets offisielle kontaktadresse